Politique de confidentialité

Qui est responsable de vos renseignements

Les Services d’Entretien Synthex Inc. (« Synthex », « nous ») est responsable des renseignements personnels recueillis sur ce site.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Synthex est Mauricio Venegas, président.

Pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels, écrivez-lui à info@synthex.ca, en indiquant « Renseignements personnels » dans l’objet du courriel. Vous pouvez aussi nous joindre au 438-863-2577 ou nous écrire à l’adresse suivante : Les Services d’Entretien Synthex Inc., 2095, rue Nicolet, Montréal (Québec) H1W 3L3.

Les renseignements que nous recueillons

Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires pour préparer votre soumission. Lorsque vous remplissez le formulaire de demande de soumission, nous recueillons :

• le secteur de votre établissement (bureaux, commerce, aires communes de condo, clinique ou après construction) ;
• le code postal du lieu à entretenir, qui nous sert à estimer la distance approximative entre ce lieu et nos bureaux ;
• la description des lieux : nombre de pièces et d’étages, caractéristiques (oui ou non), superficie, fréquence souhaitée, services complémentaires, type de commerce ou de clinique, ou date prévue de fin des travaux, selon le secteur ;
• vos coordonnées : prénom, nom, entreprise ou syndicat de copropriété, rôle, courriel et téléphone ;
• le moyen de contact que vous préférez (téléphone ou courriel) ;
• vos commentaires, si vous en ajoutez ;
• la langue du formulaire et la page du site à partir de laquelle vous avez fait votre demande ;
• votre consentement : le fait que vous avez coché la case, la date et l’heure, et le texte exact que vous avez accepté ;
• votre choix de recevoir ou non nos nouvelles et nos offres.

Les renseignements techniques et la protection contre les robots

Pour protéger le formulaire contre les envois automatisés, nous utilisons votre adresse IP de façon temporaire : elle sert à compter le nombre de demandes envoyées depuis une même adresse au cours d’une heure. Ce compteur s’efface automatiquement après une heure.

Nous utilisons aussi Cloudflare Turnstile, un service de Cloudflare qui vérifie que la demande provient d’une personne et non d’un robot. Pour ce faire, Turnstile analyse des renseignements techniques sur votre navigateur et votre appareil, ainsi que votre adresse IP. Ce service n’est pas utilisé à des fins publicitaires.

Votre adresse IP n’est pas envoyée à notre logiciel de gestion de la clientèle, et nos journaux techniques ne contiennent aucun renseignement personnel.

Pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements pour :

• préparer votre soumission et vous la présenter ;
• communiquer avec vous par le moyen que vous préférez, notamment pour planifier la visite des lieux ;
• déterminer si votre établissement est dans notre zone de service et, s’il ne l’est pas, prévoir des frais de déplacement ;
• faire le suivi de votre demande et, si vous devenez client, de notre relation d’affaires ;
• protéger le formulaire contre les robots et les abus ;
• vous envoyer nos nouvelles et nos offres, seulement si vous l’avez demandé.

Votre consentement

Avant d’envoyer votre demande, vous devez cocher la case suivante, qui n’est jamais cochée d’avance : « J’accepte que Synthex utilise ces renseignements pour préparer ma soumission, selon sa politique de confidentialité. » Sans ce consentement, nous ne pouvons pas traiter votre demande.

Nous utilisons vos renseignements uniquement aux fins décrites dans cette politique. Si nous voulions les utiliser à une autre fin, nous vous demanderions d’abord votre consentement, sauf si la loi le permet sans consentement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à info@synthex.ca. Le retrait ne touche pas ce qui a été fait avant, mais nous pourrions alors ne plus être en mesure de préparer ou de poursuivre votre soumission.

Nos nouvelles et nos offres

Le formulaire contient une deuxième case, séparée et facultative, qui n’est jamais cochée d’avance : « J’aimerais recevoir à l’occasion des nouvelles et des offres de Synthex. » Le simple envoi d’une demande de soumission ne vous inscrit pas à nos nouvelles.

Si vous cochez cette case, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sans frais, en utilisant le lien de désabonnement inclus dans chaque message ou en écrivant à info@synthex.ca. Nous donnons suite à votre demande dans un délai d’au plus 10 jours ouvrables.

Les personnes et les entreprises qui ont accès à vos renseignements

Au sein de Synthex, seules les personnes qui en ont besoin pour préparer votre soumission ou assurer le suivi de votre dossier ont accès à vos renseignements.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et ne les louons pas. Nous les confions seulement aux fournisseurs suivants, qui agissent pour notre compte et ne peuvent les utiliser qu’aux fins de leur mandat :

• HubSpot, Inc., notre logiciel de gestion de la clientèle, où sont enregistrées les demandes de soumission ;
• Cloudflare, Inc., qui héberge le site, traite l’envoi du formulaire, fournit la protection Turnstile contre les robots et produit nos statistiques de visite.

Communication de vos renseignements à l’extérieur du Québec

HubSpot et Cloudflare sont des entreprises établies aux États-Unis. Les renseignements de votre demande sont donc enregistrés et traités à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis, où les lois sur la protection des renseignements personnels diffèrent de celles du Québec.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, la loi exige que nous évaluions si ces renseignements y bénéficieront d’une protection adéquate. [À CONFIRMER : évaluation des facteurs relatifs à la vie privée réalisée le …]. Les ententes conclues avec ces fournisseurs encadrent la confidentialité et la sécurité de vos renseignements.

Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nous conservons vos renseignements seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou le temps exigé par la loi.

Les demandes de soumission qui ne mènent pas à un contrat sont conservées pendant 2 ans, puis détruites ou rendues anonymes.

Les renseignements de nos clients sont conservés pendant la durée de la relation d’affaires et le temps exigé par la loi par la suite. Votre choix de recevoir nos nouvelles est conservé jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement.

Le compteur lié à votre adresse IP est effacé automatiquement après une heure.

La sécurité de vos renseignements

Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol, l’accès non autorisé et la communication non autorisée. Notamment, le site est accessible uniquement en connexion chiffrée (HTTPS), les renseignements du formulaire sont transmis directement à notre logiciel de gestion de la clientèle sans être conservés sur le site, l’accès à ce logiciel est limité aux personnes autorisées, et nos journaux techniques ne contiennent aucun renseignement personnel.

Aucune mesure de sécurité n’est parfaite. Si un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux touchait vos renseignements, nous vous en aviserions, ainsi que la Commission d’accès à l’information, comme l’exige la loi.

Statistiques de visite, sans témoins

Pour savoir quelles pages sont consultées, nous utilisons Cloudflare Web Analytics. Ce service ne dépose aucun témoin (cookie) dans votre navigateur, ne vous suit pas d’un site à l’autre et ne sert pas à la publicité. Il nous donne seulement des statistiques globales, comme le nombre de visites par page.

Ce site n’utilise aucun témoin publicitaire ni aucun outil de profilage. C’est pourquoi aucun bandeau de consentement aux témoins n’est affiché.

Vos droits

En vertu de la loi, vous avez le droit :

• d’être informé des renseignements personnels que nous détenons sur vous et d’y avoir accès ;
• de faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
• de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements ou à l’envoi de nos nouvelles ;
• de demander que nous cessions de diffuser un renseignement vous concernant ou que nous désindexions tout hyperlien rattaché à votre nom, lorsque la loi le permet ;
• de recevoir les renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou de demander qu’ils soient transmis à une personne ou à un organisme que vous désignez.

Comment exercer vos droits

Envoyez votre demande par écrit à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, à info@synthex.ca. Précisez votre nom, vos coordonnées et le droit que vous souhaitez exercer. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité avant de donner suite à votre demande.

Nous répondons par écrit au plus tard 30 jours après la réception de votre demande. L’exercice de vos droits est gratuit. Si nous refusons votre demande, en tout ou en partie, nous vous en expliquerons les motifs et vous indiquerons vos recours.

Plainte

Si vous avez une préoccupation sur la façon dont nous traitons vos renseignements, communiquez d’abord avec nous à info@synthex.ca : nous ferons notre possible pour régler la situation.

Vous pouvez aussi vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, notamment pour déposer une plainte ou pour demander l’examen d’une mésentente si nous refusons de vous donner accès à vos renseignements ou de les corriger. Ses coordonnées sont sur son site : cai.gouv.qc.ca.

Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique, par exemple si nos pratiques ou la loi changent. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. Si un changement important touche l’utilisation de vos renseignements, nous vous en informerons et, au besoin, nous vous demanderons de nouveau votre consentement.

Sources des données

Données postales : GeoNames (CC BY 4.0).